Säätiö harjoittaa toimintaansa jakamalla avustuksia säännöissä mainittuihin tarkoituksiin. Päätöksistä ilmoitetaan kaikille hakijoille kirjeellä tai sähköpostilla.
Säätiö käsittelee hakemuksia seuraavasti:
- Säätiö kokoaa ja valmistelee hakemukset ja säätiön hallitus tekee päätökset myönnöistä
- Säätiö ei anna kirjallisia lausuntoja tai arvioita hakijoille
- Säätiö ilmoittaa postitse tai sähköpostitse hakemuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä
- Hakemusten sisältämää tietoa ei luovuteta kolmannelle osapuolelle lukuun ottamatta veroviranomaisille ilmoitettavia apurahoja
- Hakemuslomakkeet ja hakemuksen tiedot säilytetään myönnettyjen apurahojen osalta korkeintaan 10 vuotta
- Hakemuslomakkeet ja hakemuksen tiedot säilytetään hylättyjen hakemusten osalta 1 vuosi
- Säätiö säilyttää kuitenkin historiatutkimusta varten apurahan saajien nimet ja apurahan käyttötarkoituksen
Yhteistyö LNL Säätiön kanssa
Petter ja Margit Forsströmin säätiö tekee yhteistyötä Lohjan Naisten Lastenavustussäätiön (LNL säätiö, www.lnls.fi ) kanssa yhdistysten ja yhteisöjen jättämien toiminta-avustushakemusten käsittelyssä Lohjan alueella.
Huom! Yhteistyö EI koske yksityishenkilöiden hakemuksia (eli opinto- ja virkistysavustushakemuksia).
Säätiöt ovat allekirjoittaneet keskinäisen salassapitosopimuksen, jonka mukaisesti ne voivat luottamuksellisesti keskustella yksittäisistä toiminta-avustushakemuksista silloin, kun hakijayhteisö on jättänyt hakemuksen molemmille säätiöille tai kun yhteistyö tai päällekkäisyys on muutoin mahdollinen. Hakemusasiakirjoja ei luovuteta, eikä tietoja siirretä säätiöiden välillä – keskustelut perustuvat suulliseen viestintään yleisellä tasolla.
Yhteistyön tavoitteena on parantaa apurahojen vaikuttavuutta, välttää tahattomia päällekkäisyyksiä ja tunnistaa mahdollisia yhteisrahoituksen kohteita.