Stiftelsen utövar sin verksamhet genom att understöda de ändamål nämnda i stiftelsens stadgar. Besluten meddelas samtliga ansökande skriftligt per post eller per e-post.
Stiftelsen behandlar ansökningarna på följande sätt:
- Stiftelsen sammanställer ansökningarna och stiftelsens styrelse fattar beslut om beviljande
- Stiftelsen ger inte skriftliga bedömningar eller utlåtanden till sökande
- Stiftelsen meddelar per brev eller e-postmeddelande om beviljade och ej beviljade understöd
- Uppgifter lämnas ej till tredje part med undantag av de understöd som skall anmälas till skatteverket
- Ansökningsblanketterna och uppgifterna för beviljade understöd sparas högst i 10 år
- Ansökningsblanketterna och uppgifterna för ej beviljade understöd sparas i 1 år
- Stiftelsen sparar dock för historisk forskning uppgifter om understödstagarnas namn och beskrivning av projektet för vilket understöd har beviljats
Samarbete med LNL stiftelsen
Petter och Margit Forsströms stiftelse samarbetar med stiftelsen Lohjan Naisten Lastenavustussäätiö (LNL stiftelsen, www.lnls.fi) angående behandling av föreningars och samfunds ansökningar för verksamhetsunderstöd i Lojo område.
Obs! Samarbetet gäller EJ ansökningar från privatpersoner (d.v.s. studie- och rekreationsunderstöd).
Stiftelserna har underskrivit ett sekretessavtal enligt vilket de kan konfidentiellt diskutera om enskilda ansökningar för verksamhetsunderstöd då ansökan har lämnats in till båda stiftelserna eller då eventuellt samarbete eller överlappning annars är möjlig. Inga ansökningsmaterial eller uppgifter lämnas ut stiftelserna emellan, varken fysiskt eller elektronisk, utan diskussionerna endast baserar sig på muntlig kommunikation på allmän nivå.
Ändamålet med samarbetet är att förbättra effektiviteten av understöden, undvika oavsiktliga överlappningar och identifiera eventuella föremål för samfinansiering.